Арендуем автомобиль у работника и начисляем страховые взносы

Компенсация

Можно установить любой размер компенсации. Кодекс не ограничивает сумму. Главное указать конкретную величину в допсоглашении к трудовому договору с сотрудником.

К примеру, некоторые бухгалтеры считают компенсацию за износ машины так: делят рыночную цену авто на срок его полезного использования по классификатору (утвержден постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. – Примеч. ред.). Расчет простой и хорошо знакомый. Почти так же считается амортизация ОС.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Когда сотрудник использует легковой автомобиль, то в налоговых расходах учитывается не вся сумма компенсации, а только в пределах норматива. Это правило справедливо как для компаний на упрощенной, так и на общей системе (подп. 11п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 12п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Большинство организаций, чтобы не считать разницы, устанавливают компенсацию в том размере, в котором ее можно посадить в расходы.

– 1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;

Арендуем автомобиль у работника и начисляем страховые взносы

– 1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

– 600 руб. – для мотоциклов.

Нормативы компенсации действуют только для легковых машин и мотоциклов. Когда сотрудник управляет грузовым автомобилем, в расходах можно учесть всю сумму. В письме от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150 специалисты Минфина России согласились с таким выводом. Подпункт 11пункта 1 статьи 264 НК РФ разрешает учесть в расходах компенсацию за использование ТС только в пределах норм.

Упрощенщики в менее выгодном положении. Они в любом случае не могут включить в расходы компенсацию за грузовой автомобиль. В отличие от компаний на ОСНО у упрощенщиков закрытый перечень расходов. А подпункт 12пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает учесть только компенсацию за легковые машины и мотоциклы.

Перейдем к компенсации расходов на топливо. Чиновники считают, что в нормах уже учтены стоимость ГСМ и другие затраты на содержание машины. Минфин России говорит об этом в письмах от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239 и от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. Поэтому, если включить в расходы одновременно и компенсацию, и возмещение ГСМ, это приведет к спорам с налоговой.

Допустим, организация каждый месяц платит сотруднику компенсацию за использование автомобиля в сумме 1200 руб. И еще сверх этого возмещает ГСМ – 4000 руб. и тратится на ремонт. Так вот, в налоговых расходах учесть можно только 1200 руб.

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает пункт 3статьи 217 НК РФ. Причем НДФЛ не надо удерживать даже с той суммы, которая превышает норматив по прибыли. Главное указать нужную величину в допсоглашении к трудовому договору (письма Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076, от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).

То же самое со страховыми взносами. От них освобождается та сумма, которая оговорена в соглашении с работником. Фонды того же мнения. ПФР сообщил об этом в пункте 2 письма от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260, а ФСС – в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

https://www.youtube.com/watch?v=useroksana0283

Как правило, компания каждый месяц платит фиксированную сумму компенсации. Но если работник не использовал имущество по факту, например болел или был в отпуске, то за это время компенсацию не начисляйте. Ее потом нельзя будет списать в расходы (письмо Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87).

Кстати, включить компенсацию в расходы можно только после выплаты (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Просто начислить сумму недостаточно.

Часто сотрудники ездят на автомобиле, которым управляют по доверенности. Когда водитель не является собственником, учитывать компенсацию в расходах рискованно. В Налоговом кодексе написано, что можно списать в расходы компенсацию за личный транспорт. А Минфин России под личным ТС понимает то, которое принадлежит сотруднику на праве собственности.

Например, в письме от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49 финансисты прямо указали, что компенсацию можно включить в расходы только при условии, что сотрудник – собственник. Такого же мнения чиновники придерживаются и в отношении грузовых машин (письмо от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150).

С компенсации за авто по доверенности придется удержать НДФЛ и начислить взносы: письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-04-06/9-228, Минтруда России от 26 февраля 2014 г. №17-3/В-92. Правда, в одном случае специалисты финансового ведомства разрешают не удерживать налог – если автомобиль принадлежит жене (мужу) и был приобретен в браке. Ведь имущество, нажитое во время брака, является совместной собственностью супругов (п. 1 ст. 256 ГК РФ).

Еще по теме  Особенности страхового товара, порождаемые предложением

Однако с невыгодной позицией чиновников можно поспорить. Налоговый кодекс не объясняет, что понимать под личным имуществом. И когда сотрудник управляет машиной по доверенности, он имеет полное право использовать ее для служебных целей и получать за это возмещение.

Так же считают и судьи. Они разрешают компаниям не платить взносы и не удерживать НДФЛ с компенсации за автомобиль по доверенности: определение ВАС РФ от 24 января 2014 г. № ВАС-4/14, постановление ФАС Уральского округа от 22 апреля 2014 г. № Ф09-1388/14. К тому же специалисты Минфина раньше разрешали учитывать в расходах такую компенсацию (письмо от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812).

– дополнительное соглашение с сотрудником. В нем укажите размер компенсации, возмещаемые расходы, сроки выплаты, характеристики машины (легковой или грузовой тип, марку, государственный номер, год выпуска, рабочий объем двигателя и т. д.);

– бумаги, подтверждающие, что у сотрудника есть право собственности на машину: копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации;

– приказ руководителя о компенсации;

– путевые листы с маршрутом, чеки АЗС и бухгалтерская справка с расчетом потраченных на служебные цели ГСМ, квитанции на ремонт и прочие бумаги, подтверждающие затраты на машину.

Помимо этого желательно, чтобы в должностной инструкции сотрудника были прописаны обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, выезд к клиентам или доставка корреспонденции.

Организация-арендатор признается налоговым агентом, который обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с сумм арендной платы, выплачиваемой арендодателю — физическому лицу.

Выплаты в пользу физического лица в виде арендной платы не являются объектом обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС и ТФОМС. Также данные выплаты не являются объектом обложения страховыми взносами от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (далее — страховые взносы от НС и ПЗ), если условиями договора аренды не предусмотрена обязанность организации по уплате данных взносов.

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).

Арендуем автомобиль у работника и начисляем страховые взносы

Итак, в рассматриваемом случае физическое лицо (арендодатель) должно получать доход в виде арендной платы.

Аренда

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Рассмотрим следующий вариант, с помощью которого можно оформить машину – заключить с сотрудником договор аренды.

Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

Но заключить с сотрудником компании можно только договор аренды без экипажа. Объясню почему. Арендодатель заключает договор аренды с экипажем, только если у него есть работники-водители (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). А когда арендодателем выступает сотрудник-физлицо, это условие не выполняется.

О размере арендной платы сотрудник должен договориться с работодателем. Как правило, сумма зависит от технических характеристик машины, степени износа и т. д. Ориентироваться можно на средний уровень стоимости аренды в регионе.

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на общей системе, так и упрощенщики (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

По договору аренды без экипажа компания несет все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля: бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка (ст. 644 и 646 ГК РФ). Если, конечно, в договоре стороны не предусмотрели иное.

ГСМ, ремонт и другие расходы на содержание арендованного ТС Минфин разрешает учесть при расчете прибыли : письмо от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81. Правда, ведомство в письме напоминает, что затраты должны быть обоснованны и подтверждены документами. Чтобы доказать, что топливо, которым заправили арендованное авто, потратили на служебные цели, используйте путевые листы с прописанным маршрутом. А покупку бензина подтвердите чеками.

Ровно то же касается и компаний на УСН. Упрощенщики вправе учесть расходы, связанные с использованием машины, на основании подпункта 5пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

И все же у договора аренды есть один минус. С арендной платы придется удержать НДФЛ. О том, что компания, которая арендует имущество у физлица, становится налоговым агентом, Минфин напоминает регулярно. Вот одно из таких писем – от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33598.

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то страховые взносы платить не нужно. В письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 специалисты Минздравсоцразвития объяснили, что суть договора аренды – передача имущества. А выплаты по таким договорам освобождает от взносов часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Еще по теме  Калькулятор ДМС Москвы - рассчитать стоимость и купить полис добровольного медицинского страхования для физических лиц

Рекомендую установить в договоре арендную плату не в виде фиксированного платежа, а привязать ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов. Ведь сотрудник может уйти в отпуск или заболеть. Если автомобиль использует только он, то машина будет простаивать.

Приостанавливать договор на время отпуска или болезни сотрудника, чтобы скорректировать арендную плату, рискованно. Гражданским кодексом РФ такой порядок не предусмотрен.

Для подтверждения расходов на арендные платежи оформите акт приема-передачи автомобиля. Бланк можно составить самостоятельно или взять унифицированную форму № ОС-1. В акте подробно опишите характеристики машины: марку, цвет, государственный номер, год выпуска, номера двигателя и кузова. Укажите в акте примерную стоимость автомобиля.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Составлять каждый месяц акты на аренду не обязательно. Для подтверждения расходов будет достаточно договора и акта приема-передачи (письмо Минфина России от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118).

Когда сотрудник управляет машиной по доверенности, то заключить договор аренды можно. Но есть важные детали. Сотрудник вправе подписать договор аренды только при условии, что собственник дал ему разрешение. Поэтому проверьте доверенность. Там должно быть указано, что владелец передал представителю право заключать договор аренды. Когда будете составлять договор, то оформляйте его на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник.

Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника. А значит, плательщиком НДФЛ будет владелец ТС. Поэтому при расчете налога вам нужно ориентироваться на налоговый статус собственника и справку 2-НДФЛ оформлять на него.

Итоги

Если компания платит компенсацию за легковое авто, то в полной сумме учесть ее в расходах не получится. Компенсацию придется нормировать. Чиновники уверены, что в норму уже включены: стоимость ГСМ, ремонта и другие затраты, связанные с автомобилем. Когда вы отдельно возмещаете сотруднику бензин, учесть эти суммы в расходах нельзя.

Поэтому выгоднее заключить договор аренды (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.). Здесь нет нормативов, арендная плата учитывается в расходах в полной сумме, и ГСМ можно списывать без опаски. У арендных платежей есть один минус – с них надо удерживать НДФЛ.

НДФЛ

Согласно пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ доходы, полученные от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в РФ, относятся к доходам от источников в РФ.

Таким образом, сумма арендной платы, полученная физическим лицом — резидентом РФ от сдачи в аренду имущества, признается его доходом и подлежит обложению НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.

В соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы (за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст.ст. 214.1, 214.3, 214.4, 227, 227.1 и 228 НК РФ), обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ.

Пунктом 2 ст. 230 НК РФ установлено, что налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме N 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации организация-арендатор признается налоговым агентом, который обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с сумм арендной платы, выплачиваемой арендодателю — физическому лицу, а также представить соответствующие сведения в налоговый орган по форме N 2-НДФЛ (письма Минфина России от 16.08.

Для доходов, в отношении которых предусмотрена налоговая ставка 13%, налоговая база определяется как денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, предусмотренных ст.ст. 218-221 НК РФ (п. 3 ст. 210 НК РФ). Налоговые вычеты предоставляет налоговый агент, который выплачивает налогоплательщику доход, облагаемый по ставке 13%, на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на соответствующие налоговые вычеты. Если налогоплательщик получает доходы от нескольких налоговых агентов, то он должен выбрать одного из них, который и будет предоставлять ему вычет.

Итак, если арендодатель (физическое лицо) напишет заявление на предоставление налоговых вычетов в соответствии со ст.ст. 218-221 НК РФ и представит документы, подтверждающие право на соответствующие налоговые вычеты, то организация должна будет его доходы в виде арендной платы уменьшить на сумму этих вычетов.

Еще по теме  Что делать, если страховая компания мало выплатила по ОСАГО в 2019 году: действия, если выплата меньше стоимости ремонта

Выберите выгодный для компании вариант

Показатель для сравнения Компенсация Аренда
Какую сумму можно учесть при расчете налога на прибыль, единого налога на УСН Компенсацию за легковое авто нужно нормировать компаниям и на ОСНО, и на УСН. Компенсацию за грузовую машину организация на ОСНО может учесть в расходах в полной сумме. А организация на УСН вообще не может списать такую выплату в расходы Компании и на общей системе, и на упрощенной могут включить всю сумму арендной платы в расходы. Организациям на ОСНО такое право дает подпункт 10пункта 1 статьи 264 НК РФ. А на УСН – подпункт 4пункта 1 статьи 346.16 НК РФ
Можно ли включить в расходы возмещение бензина, ремонт и другие затраты, связанные с эксплуатацией авто Чиновники будут против. Они считают, что в нормативах компенсации уже учтены все расходы на машину (письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239) По договору аренды без экипажа компания сама несет все затраты (ст. 644 и 646 ГК РФ). Поэтому их организация вправе учесть в расходах
Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы Компенсация освобождена от страховых взносов и НДФЛ. Главное, чтобы выплаченная работнику сумма соответствовала договору С арендной платы надо удержать НДФЛ. А вот страховые взносы по договору аренды без экипажа можно не начислять
Что делать, если сотрудник управляет машиной по доверенности Если сотрудник не собственник авто, то компенсацию нельзя учесть в расходах. А еще придется начислить страховые взносы и удержать НДФЛ Чтобы сотрудник мог заключить договор аренды, нужно согласие собственника. Если сделка оформлена по правилам, споров с налоговиками не будет

А компании на УСН с объектом «доходы» выгоднее оформить компенсацию. Ведь расходы учесть в любом случае не получится. Не важно, будь то аренда или компенсация. А вот на НДФЛ можно сэкономить.

Конспект подготовила Екатерина Сумина

Страховые взносы

Порядок уплаты страховых взносов в ПФР, ФСС, ФФОМС и ТФОМС утвержден Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ).

Объектом обложения страховыми взносами для организаций, производящих выплаты физическим лицам, признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

В соответствии с ч. 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ не относятся к объектам обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), за исключением договоров авторского заказа, договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Договор аренды транспортного средства относится к договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав). Соответственно, арендная плата не облагается страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС, ТФОМС (письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19).

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Страховые взносы от НС и ПЗ подлежат уплате в соответствии с Федеральным законом от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ).

Порядок исчисления и уплаты взносов на этот вид страхования регулируется постановлением Правительства РФ от 02.03.2 000 N 184 «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Правила).

В соответствии с п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, а также п. 3 Правил страховые взносы начисляются, в частности, на выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователем в пользу застрахованного лица в рамках гражданско-правовых договоров, если в соответствии с такими договорами страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

То есть начисление страховых взносов от НС и ПЗ на выплачиваемую арендную плату физическому лицу по договору аренды транспортного средства следует производить только в том случае, если это прямо предусмотрено указанным договором.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТаудитор, профессиональный бухгалтер Федорова Лилия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТаудитор Мельникова Елена

1 февраля 2012 г.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Оцените статью
Страхование
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.