Образцы и бланки писем 2020 года

Документы

Общие требования к письмам

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

  • По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
  • По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
  • По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
  • По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
  • По форме. Могут быть электронными и обычными.
  • По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
  • По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

  • Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
  • Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
  • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
  • Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
  • Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

  • Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
  • Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
  • Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
  • Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

  • Цвет бумаги: белый.
  • Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
  • Дата оформления письма – это дата его подписания.
  • Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
  • Адресат – это организация, подразделение или человек.
  • В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
  • Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
  • Подпись должна сопровождаться расшифровкой.
Еще по теме  АльфаСтрахование электронный полис ОСАГО оформить онлайн

Образцы и бланки писем 2020 года

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Что необходимо изменить, чтобы соответствовать новому ГОСТ

●   код формы
документа проставляется в правом верхнем углу рабочего поля документа и состоит
из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода;

●   дата документа
не допускает запись в последовательности: год, месяц, день месяца;

●   в реквизитах
«Адресат» и «Текст документа» инициалы ставятся после фамилии;

●   при
согласовании документа коллегиальным органом, гриф согласования документа
заполняется в последовательности: сведения об органе, согласовавшем документ,
дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании;

●   печать
проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего
документ;

●   отметка об
исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона;

●   если копия
документа выдается для предоставления в другую организацию, отметка о заверении
копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была
изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации)
в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации;

●   отметка о
направлении документа в дело дополнительно должна содержать год дела, в которое
направляется документ, должность лица, оформившего отметку.

●   наименование
структурного подразделения автора документа;

Person Wearing Grey Dress Shirt Holding Black Push Pen

●   наименование
должности лица – автора документа.

Был исключен реквизит «Идентификатор электронной копии
документа». Это логичное действие, ранее реквизит предполагал указание наименования
файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие
поисковые данные, принятые в организации. Указание пути к файлу – это
анахронизм.

●   
документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое
поле не менее 30 мм;

●   
допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при
котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной
стороне листа должны быть равны.

Требования ГОСТ более адаптированы под современную
реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых
редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права
зарубежным компаниям.

●    Times New Roman № 13, 14;

●    Arial № 12, 13;

●    Verdana № 12, 13;

●    Calibri № 14 и приближенные к ним;

●    при составлении
таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

●   
абзацный отступ текста документа – 1,25 см;

●   
заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются
по ширине текста;

●   
заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не
превышает 4-5 строк;

●   
многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал,
составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;

●   
текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала;

●   
если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст
печатается через два интервала;

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

●   
интервал между буквами в словах – обычный;

●   
интервал между словами – один пробел;

●   
текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и
правого полей документа);

●   
длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов
не более 7,5 см;

●   
длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении
реквизитов не более 12 см.

Еще по теме  Электронный полис ОСАГО как оформить пользоваться и как предъявлять инспектору

●   
бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть
идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;

●   
бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков
изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем
организации;

●   
электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от
несанкционированных изменений;

●   
виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются нормативными
правовыми актами.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в
организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования
документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО
15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в
системе электронного документооборота.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Документ на бумажном и электронном носителях должны
выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов
распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

●   
место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать
месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном
носителе;

●   
элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми
при отображении документа в натуральном размере;

●   
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или
накладываться друг на друга;

●   
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы
текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Дополнительные изменения в оформлении документов

Хотя стандарт и является добровольным, но является
ориентиром для всех, в том числе коммерческого сектора экономики, поэтому радует,
что есть положения, которые учитывают особенности этого направления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках
документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

Появился новый реквизит, отражающий наличие в документе
информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством
Российской Федерации.

Код формы документа может проставляться не только в
соответствии с ОКУД, но и в соответствии с локальным классификатором.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Нормативными правовыми актами организации может быть
предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или
«подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты организации, а также иные
многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

●   
04 – код организации (ОКПО);

●   
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица;

●   
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на
учет (ИНН/КПП);

●   
09 – справочные данные об организации.

Дополнительно может указываться адрес местонахождения
юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной
связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.

Отметка об исполнителе содержит фамилию, имя и отчество
исполнителя. Дополнительно в отметке об исполнителе может содержаться
наименование должности, структурное подразделение и электронный адрес
исполнителя. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул
и печататься шрифтом меньшего размера.

Приложением может быть обособленный электронный носитель
(компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка
будет выглядеть следующим образом: CD в 1 экз. При этом
на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования
документов, записанных на носитель, имена файлов.

К слову, возможно, скоро не нужно будет указывать не
только почтовый, но и электронный адрес заказчика и не придется пользоваться
«обособленными электронными носителями». Достаточно будет только некого общего
идентификатора в системе обмена юридически значимыми документами. Компании уже начинают
понимать преимущества
такого обмена над электронной и тем более бумажной почтой.

При заполнении реквизита «Адресат» допускается перед
фамилией должностного лица употреблять сокращение «г-ну»/«г-же». При этом
повторим, что инициалы в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» теперь должны
ставиться после фамилии.

Еще по теме  Когда заполняется строка 120 расчета по форме рсв-1 ПФР

●    Уважаемый
господин Председатель!

●    Уважаемый
господин Губернатор!

●    Уважаемая
госпожа Захарова!

●    Уважаемый
Николай Петрович!

●    Уважаемые
господа!

В обращении
по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по
фамилии инициалы лица не указываются.

●    С уважением, …

Интересно отметить.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Обращение «господин — господа», имевшее до 1917 года
статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах
жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса
вежливости при пофамильном обращении слово это несвободно от лексического
значения, включающего представление о социальном статусе адресата.

Так
обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам,
должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно
невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению
к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды»,
«господа беженцы», «господа безработные».

Нумерация и названия реквизитов

ГОСТ
Р 6.30-2003

ГОСТ
Р 7.0.97-2016

01

Государственный герб Российской
Федерации

Герб (Государственный герб
Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб
(геральдический знак) муниципального образования)

02

Герб субъекта Российской
Федерации

Эмблема

03

Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания)

04

Код организации

Код формы документа

05

Основной государственный
регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Наименование организации – автора
документа

06

Идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Наименование структурного
подразделения – автора документа

07

Код формы документа

Наименование должности лица –
автора документа

08

Наименование организации

Справочные данные об организации

09

Справочные данные об организации

Наименование вида документа

10

Наименование вида документа

Дата документа

11

Дата документа

Регистрационный номер документа

12

Регистрационный номер документа

Ссылка на регистрационный номер и
дату поступившего документа

13

Ссылка на регистрационный номер и
дату документа

Место составления (издания)
документа

14

Место составления или издания
документа

Гриф ограничения доступа к
документу

15

Адресат

Адресат

16

Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа

17

Резолюция

Заголовок к тексту

18

Заголовок к тексту

Текст документа

19

Отметка о контроле

Отметка о приложении

20

Текст документа

Гриф согласования документа

21

Отметка о наличии приложения

Виза

22

Подпись

Подпись

23

Гриф согласования документа

Отметка об электронной подписи

24

Визы согласования документа

Печать

25

Оттиск печати

Отметка об исполнителе

26

Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии

27

Отметка об исполнителе

Отметка о поступлении документа

28

Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело

Резолюция

29

Отметка о поступлении документа в
организацию

Отметка о контроле

30

Идентификатор электронной копии
документа

Отметка о направлении документа в
дело

Итог

1.  
Провести аудит локальных нормативных документов, регулирующих
делопроизводство, например, инструкцию по делопроизводству. Исправить
несоответствия.

2.  
Разработать и утвердить новые бланки документов. Новые бланки заказать в
типографии и актуализировать электронные шаблоны.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

3.  
Если в организации есть документы только в электронной форме,
подписанные электронной подписью, то необходимо обеспечить размещение информации
об электронной подписи при печати такого документа. Для этого возможно
потребуются доработки системы электронного документооборота (СЭД).

Оцените статью
Страхование
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.